Según el artículo 272 de Ley de Sociedades de Capital “Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general”.

El 164 dispone que: “La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”

Las cuentas consolidadas habrán de someterse a la aprobación de la junta general ordinaria de la sociedad dominante simultáneamente con las cuentas anuales de esta sociedad.

Si se aprueban en primera convocatoria, se depositarán en el Registro Mercantil.

Si no se aprueban, los administradores elaborarán otras cuentas anuales con los ajustes oportunos, para su aprobación.

Las cuentas anuales se presentarán en el Registro Mercantil del domicilio social en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de 1 mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de Junio, se depositan el 30 de Julio.

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, según nos dice el Código de Comercio.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de libros y demás documentación, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción.

Así mismo, la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002, y durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exibición de la contabilidad y soportes documentales.