Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, puede realizarse en el plazo de treinta días a partir de la realización de la operación.

Cuando se hayan realizado diversas operaciones para un mismo destinatario se pueden acumular en una única factura, todas las operaciones realizadas en el plazo máximo de un mes natural. En este caso, la factura debe emitirse en el plazo máximo de treinta días contados desde el último día del mes natural al que se refiera la factura.

Excepciones a la obligación de emitir facturas completas.

La emisión de emitir facturas tiene las siguientes excepciones:

1. No existe la obligación de emitir ningún documento, salvo que el destinatario exigiese la factura, en las operaciones siguientes:
1. Las realizadas por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen de recargo de equivalencia.
2. Las operaciones exentas, salvo servicios médicos y sanitarios.
3. La utilización de autopistas de peaje.
4. Las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IVA.
5. Las realizadas por sujetos pasivos del IRPF que estén en régimen de estimación objetiva.
2. No será obligatoria la indicación de los datos de identificación del destinatario cuando se trate de operaciones realizadas para quienes no tengan la consideración de empresarios o profesionales, si no se superan las 100  €.
3. Emisión de vales o tickets. Cuando el importe de las operaciones no exceda de 3.000  €., las facturas pueden sustituirse por vales o tickets expedidos por máquinas registradoras, en los siguientes casos:
1. Venta al por menor.
2. Venta y servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor.
3. Servicios de hostelería, restauración y suministros de bebidas y comidas prestados por restaurantes, bares, cafeterías, chocolaterías y horchaterías.
4. Salas de baile y discotecas.
5. Servicios telefónicos.
6. Servicios de peluquería e institutos de belleza.
7. Utilización de instalaciones deportivas.
8. Revelado de fotografías y estudios fotográficos.
9. Aparcamientos y estacionamiento de vehículos.
10. Videoclubs.

Duplicados y copias de las facturas.

Los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.

Se pueden expedir duplicados en los siguientes casos.

• Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios.
• En el supuesto de pérdida del original.

En cada uno de los duplicados debe constar la expresión duplicado y la razón de su expedición. En todas las copias de facturas se hará constar su carácter de copia.

Rectificación de las facturas.

Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos en los siguientes casos:

• Incorrecta fijación de las cuotas; por ejemplo, haber cometido errores.
• Cuando varíen; por ejemplo, modificaciones de precios o cantidades.
• Cuando queden sin efecto operaciones gravadas con el IVA, por ejemplo, en caso de devoluciones o anulaciones.

La rectificación debe hacerse inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y siempre en el plazo de cinco años desde el devengo del IVA o de la fecha en que se hubiese producido la circunstancia modificativa.

La rectificación se realiza mediante una factura de rectificación o documento en el que se haga constar los datos identificativos de la factura, o documento inicial y la rectificación efectuada.

Cuando pueden producir dos situaciones relativas a éstos:

• Los descuentos y bonificaciones por volumen de operaciones pueden efectuarse en una factura de rectificación, no siendo necesaria la especificación de las facturas rectificadas. Basta con señalar el período de que se trate.
• Si el destinatario es un particular que no hubiese exigido inicialmente una factura completa, podrán emitir notas de abono numeradas correlativamente.

Facturas de gastos suplidos.

Los gastos ocasionados por una determinada operación, como portes, seguros, envases y embalajes deben ser facturados junto con la operación principal y pasan a formar parte de la base imponible.

Si embargo, en ocasiones surgen los denominados gastos suplidos, que son aquellos que se facturan por separado porque así lo ha pedido expresamente el comprador. En este caso no estarían gravados al tipo impositivo de la mercancía. Por ejemplo:

• Portes, gravados al 21%. El transportista expedirá la carta de porte a nombre del comprador.
• Seguros, exentos del IVA. La compañía expedirá una factura a nombre del comprador.

Conservación de las facturas.

Las facturas y los documentos sustitutivos deben conservarse durante 5 años a partir del día que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente liquidación del IVA.

Cuando se hayan adquirido bienes de inversión deben conservarse durante diez años; si son inmuebles durante quince años.

Las facturas emitidas pueden conservarse en películas microfilmadas o soportes magnéticos. Estos soportes sólo son admitidos para las facturas emitidas, pero no para las recibidas, cuyos originales deben conservarse para su posterior comprobación.

También deben conservarse los rollos de las máquinas registradoras cuando se emitan tickets.

Sin embargo:

Artículo 30 del Código de Comercio: «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.»

Por tanto deberían conservarse 6 años

Facturas con IVA.

Los pasos a seguir son:

1. Cálculo de la base imponible.

IMPORTE DE LA OPERACIÓN – DESCUENTO + GASTOS = BASE IMPONIBLE

2. Cálculo de la cuota.

BASE IMPONIBLE x TIPO IMPOSITIVO =CUOTA

3. Cálculo del importe total de la factura.

BASE IMPONIBLE + CUOTA = TOTAL FACTURA

Facturas con IVA y recargo de equivalencia.

Los pasos a seguir son:

1. Cálculo de la base imponible.

IMPORTE DE LA OPERACIÓN – DESCUENTO + GASTOS = BASE IMPONIBLE

2. Cálculo de la cuota del IVA y del recargo de equivalencia.

BASE IMPONIBLE x TIPO IMPOSITIVO =CUOTA IVA

BASE IMPONIBLE x TIPO DE RECARGO DE EQUIV. =CUOTA DEL RECARGO DE EQUIV.

3. Cálculo del importe total de la factura.

BASE IMPONIBLE + CUOTA IVA + CUOTA RE = TOTAL FACTURA