FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
| TEMA 1 EMPRESA |
| TEMA 2 PROYECTO EMRESARIAL |
| TEMA 3 LOCALIZACIÓN |
| TEMA 4 SIMULACIÓN DE EMPRESAS |
TEMA 5 ARCHIVO Y COMUNICACIÓN |
| 1 CARTA COMERCIAL |
| 2 CONTRATO MERCANTIL |
| 3 INFORME |
| 4 NOTA INTERNA |
| 5 ACTA |
| 6 CIRCULAR |
| 7 CITACIÓN |
| 8 CERTIFICADO |
| 9 INSTANCIA |
| 10 DECLARACIÓN |
| 11 OFICIO |
| 12 SALUDA |
| 13 CORREO ELECTRÓNICO |
| 1 LIBRO FACTURAS EXPEDIDAS |
| 2 LIBRO FACTURAS RECIBIDAS |
| 3 LIBRO BIENES DE INVERSIÓN |
| TEMA 6 PRODUCCIÓN Y APROVISIONAMIENTO |
| TEMA 7 OPERACIONES ADMINISTRATIVAS |
| TEMA 8 GESTIÓN TRIBUTARIA |
| TEMA 9 CONTABILIDAD Y EMPRESA |
| TEMA 10 MÁRKETING |
| TEMA 11 GESTIÓN FINANCIERA |
| TEMA 12 RECURSOS HUMANOS |
|
||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
ASERTIVIDAD |
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
|
||||||||||||||||
Conservación de la documentación
Lo primero que hemos de hacer es distinguir entre:
• Información. Acción de informar. Informar es hacer saber, dar noticia de una cosa.
• Documentación. Acción de documentar. Documentar es justificar la verdad de una cosa con documentos. Un documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.
La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales: la necesidad
de información y la normativa legal. A continuación, analizaremos ambos aspectos.
Necesidad de información
Hemos de tener presente que todo lo que la empresa hace forma parte de su experiencia y conformará poco a poco su crecimiento y su desarrollo.
Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza constituyen su vida empresarial y son fuentes de información necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada
y decidir ante otros casos iguales o parecidos.
De esta forma, podemos afirmar que, independientemente de otros aspectos que veremos a continuación, la necesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa.
Normativa legal
Según el artículo 30 del Código de Comercio, «[ ... ] los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaería sobre sus herederos.
En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo».
Debemos distinguir diferentes clases de documentación, porque no todos los impresos, documentos y comunicaciones de la empresa deben ser guardados durante el mismo tiempo. Así, tenemos que:
• La documentación que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa deberá ser
conservada permanentemente.
• La relacionada con terceros, porque generan bienes y/o derechos, también la guardaremos, aplicando el artículo 30 del Código de Comercio. Incluiremos en este apartado la documentación relacionada con aspectos laborales.
• Aquella documentación que ha sido generada dentro de laempresa y que no está relacionada con terceros, es decir, aquella de ámbito interno, solo se conservará durante el tiempo que sea vigente.
El problema que se nos plantea ahora es cómo guardar la documentación y dónde.
Vocabulario
Información. Conjunto de datos.
Documento. Impreso que contiene datos.
Importante
La Agencia Tributaria estipula que los empresarios deben guardar durante cuatro años la documentación de los impuestos declarados
• 3.2 El archivo
• A. Concepto y finalidad
Archivo es el lugar, físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa. Es también el conjunto de estos documentos.
Por tanto, se puede decir que archivar es poner y guardar los documentos en un archivo.
• ¿Para qué sirve?
Un archivo debe servirnos, entre otros fines, para:
• Ser un centro activo de información.
• Tener perfectamente ordenados y conservados los documentos que contiene.
• Constituir la memoria de la empresa, es decir, su historial.
• ¿Cómo debe ser?
Para que los puntos anteriormente indicados se cumplan, debemos tener en cuenta unos criterios generales:
• Selección adecuada de los documentos.
• Normalización máxima.
• Aplicación de las normas precisas y generales.
• Verificación de la eficacia de los sistemas, métodos y técnicas empleados.
• Que sea económicamente rentable. Es decir, que el gasto que supone tener archivo se vea
compensado por la gran ayuda que nos ofrece.
•.B Clases de archivos
1. Por ubicación y contenido:
• General. Todos los documentos están concentrados en un lugar.
• Por departamentos. Los documentos se distribuyen en distintas secciones.
2. Por la frecuencia de utilización:
• Actual.Se consulta frecuentemente.
• Semidefinitivo. Menos vigencia; consulta menos frecuente.
• Definitivo o histórico. Alberga los documentos que han de conservarse de forma permanente, y aquellos que están cumpliendo el plazo preestablecido.
3. Por la forma de crearlo y utiLizarlo:
• Manual. Como su propio nombre indica, no se utiliza ningún proceso de mecanización.
Únicamente requiere un esfuerzo físico de búsqueda y localización.
• Informático. Se utiliza el ordenador, que, como veremos más adelante, simplifica bastante la labor, ahorrando tiempo y esfuerzo. En la actualidad se dispone de programas que realizan estas funciones de archivo y clasificación. Para garantizar su eguridad, la empresa debe realizar copias de seguridad de lo almacenado.
Vocabulario•
Archivo. Lugar donde se guardan los documentos.
Conjunto ordenado de documentos.
Importante
Clases de archivos
Ubicación
• General
• Por departamentos
Frecuencia de uso
• Actual
• Semidefinitivo
• Histórico
Soporte
• Manual
• Informático
• C. Organización del material
La elección del lugar donde se va a guardar la documentación depende de varios factores: tipo de documento, volumen, manejo cómodo, uso frecuente. Por ello, disponemos de varios tipos, que son los siguientes:
• Carpetas:
- Sencilla, de cartulina.
- De sujeción, con unas espirales en el centro, o con anillas.
- De suspensión, para colgar.
• Archivador A-Z. De tapas rígidas. Los documentos se sujetan mediante dos ganchos que funcionan por palanca.
• Caja archivador. Puede contener gran cantidad de documentos.
En cuanto al mobiliario para guardar las carpetas, este puede estar compuesto por:
- Estanterías: verticales u horizontales.
- Armarios.
- Ficheros: en cajones o de sobremesa .
• D. Mecanización de la información
El ordenador se ha convertido en el elemento material por excelencia para el manejo de información.
. Hoy en día, las aplicaciones de uso general son las siguientes:
• Procesador de texto. Programa que posibilita el uso del ordenador para las técnicas de comunicación. Nos permite tener grabadas las comunicaciones, utilizar modelos ya realizados y grabados sin tener que volver a mecanografiar, confeccionar gráficos. Algunos disponen también de correctores ortográficos en distintos idiomas, diccionario de sinónimos y otras utilidades. Algunos de los procesadores de texto más habituales son: Word, Writer, Open Office, etcétera.
• Base de datos. Programa informático mediante el cual podemos tener almacenados una serie de datos y trabajar con ellos: direcciones de interés, posibles distribuidores de nuestros productos, posibles compradores. Se dispone así de un conjunto de información interrelacionada
y de fácil manejo para la empresa. Acces y Front End son dos de las bases de datos más utilizadas.
• Hoja de cálculo. Programa informático que facilita el cálculo, se utiliza sobre todo para realizar:
- Presupuestos.
- Listas de precios.
- Cálculo financiero.
- Estadísticas.
Las aplicaciones Excel y Calc son ejemplos de hojas de cálculo.
Además, existen en el mercado los llamados paquetes ofimáticos que tienen integrados los programas anteriores, de tal forma que permiten transmitir datos de uno a otro, interrelacionando la información. Estas aplicaciones suponen un gran avance para el trabajo administrativo en la empresa. Igualmente, también se comercializan otros programas que ayudan a realizar las funciones propias de la gestión de la empresa:
• Gestión de personal. Programas con los que se pueden confeccionar historiales de los
trabajadores con las características especiales que tenga cada uno de ellos, recibos de nóminas,
cheques de pago, boletines de cotización. Un ejemplo de este tipo de programas es la aplicación Nomina Plus.
• Programas de gestión comercial y contable. Paquetes integrados con los que se pueden llevar a cabo todas las operaciones propias de la empresa como la gestión del almacén, inventarios, facturación, contabilidad, IVA, impuestos. Algunos ejemplos son: Facturaplus, ContaPlus, Eurowin, etcétera.
En la actualidad, los avances tecnológicos se producen a un ritmo vertiginoso, no podemos centrarnos únicamente en el ordenador y en sus posibilidades individuales a la hora de citar los medios técnicos disponibles.
Existen medios que, bien de forma individual o bien combinados con el ordenador, suponen un
gran avance en la transmisión de datos:
• Módems. Mediante la utilización de la red telefónica, ponemos en contacto dos o más ordenadores, lo cual permite la transmisión de datos entre ellos.
• Telefax. Está conectado, normalmente, a una línea telefónica, aunque también puede estarlo
a satélites de comunicación o a otros sistemas. A través de él podemos enviar copias o gráficos .
Vocabulario •
Red de trasmisión de datos. Conjunto formado por los equipos y medios físicos informáticos que permiten el intercambio de información entre diferentes usuarios a distancia.
Estas redes pueden ser de ámbito local o de ámbito global.
Intranet. Red de ordenadores privados, conectados entre sí, que permiten el intercambio de información
• E. Sistemas de clasificación
Antes hemos hablado del archivo en el sentido de dónde archivar, pero no hemos mencionado
cómo ordenaremos la documentación dentro del archivo.
Así pues, debemos aclarar bien el significado de los términos clasificar y ordenar.
Clasificar. Dividir, hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos.
Ordenar. Unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden.
A la hora de clasificar, existen diferentes criterios, que dan lugar a distintos sistemas:
• Alfabético. Clasificar por nombres, siguiendo el orden del alfabeto.
• Numérico. Asignar un número y ordenar siguiendo esta asignación.
• De materia o temático. Clasificar por asuntos o por el tema tratado.
• Geográfico. Por ciudades o zonas geográficas.
• Cronológico. Clasificar por fechas.
Vocabulario •
Clasificar. Dividir, hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos.
Ordenar.Unir los elementos de un grupo siguiendo un orden.
Criterios de ordenación o clasificación. Formas de unir los elementos que se han separado por
clases.
| EMPRESA | PROYECTO EMPRESARIAL | MÁRKETING | ATENCIÓN AL CLIENTE |
| CANAL EMPRESA | CANAL EMPRENDEDORES | CANAL MK | CANAL MK |
|
 |
 |
 |
| PRRLL | EMPLEO PÚBLICO | TRABAJO | |
| CANAL RRHH | CANAL OPOSICIONES | CANAL BÚSQUEDA DE EMPLEO | |
 |
 |
 |
 |
| COMUNICACIÓN | SEGURIDAD SOCIAL | RETRIBUCIONES Y SALARIO | PARTICIPACIÓN Y NEGOCIACIÓN |
| CANAL COMUNICACIÓN | CANAL SEGURIDAD SOCIAL | CANAL SALARIO | CANAL NEGOCIACIÓN COLECTIVA |
| GESTIÓN TRIBUTARIA | GESTIÓN FINANCIERA | BOLSA | |
| CANAL TRIBUTACIÓN | CANAL FINANZAS | CANAL BOLSA | CANAL PELÍCULAS |
 |
 |
 |
 |
| PRODUCCIÓN Y APROVISIONAMIENTO | LOCALIZACIÓN | SIMULACIÓN | CONTABILIDAD Y EMPRESA |
| CANAL PRODUCCIÓN | CANAL LOCALIZACIÓN | SIMULACIÓN | CANAL CONTABILIDAD |
 |
 |
 |
 |