• PLAZO
  • Los libros de contabilidad: Durante los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social.

    Si se cierra el ejercicio a 31-12-2013, el plazo será hasta 30-04-2014

Libros a Legalizar

Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).

Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).

Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada,"S.L", todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 16 LSC).

Libros de Actas

Los libros de Actas, que podrán ser de hojas móviles, deberán legalizarse por el Registro Mercantil necesariamente antes de su utilización (Art. 106 RRM). No podrá legalizarse un nuevo libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiera denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción (Art. 106.3 R.R.M.).

Diligencia de Cierre

Todos los libros mecanizados (por lo que se exceptúan todos aquellos que se presenten con sus hojas sin utilizar) deberán llevar en la última hoja una diligencia de cierre, firmada y sellada por el representante de la sociedad o el interesado. Ejemplo de diligencia: "Declaro bajo mi responsabilidad que este libro..., (clase o tipo de libro, diario, inventario, etc.), número... (el número que hace de los de su clase), consta de... folios escritos por una sola cara, correspondiente al ejercicio (año) y que presento para su legalización en el día de hoy". Fecha, firma y sello de la sociedad o el interesado. En los libros que estén formados por varios tomos, dicha diligencia de cierre deberá constar al final de cada uno de los tomos que integran el libro.

Presentación y Plazo

LA INSTANCIA DE PRESENTACIÓN SOLICITANDO LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS, SE PRESENTARÁ EN EL REGISTRO MERCANTIL DE MADRID EN LOS SIGUIENTES PLAZOS:

• Los libros de contabilidad: Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

  Si se cierra el ejercicio a 31-12-2012, el plazo será hasta 30-04-2013

• Los libros en blanco: En cualquier momento

El artículo 333 R.R.M. señala que "En el caso que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones".

NO SE EXTENDERA ASIENTO DE PRESENTACIÓN A LOS LIBROS EN PAPEL Y CD ENVIADOS POR CORREO (ART. 52 RRM)

La presentación de las instancias solicitando la legalización de libros se efectuará en el Pº. de la Castellana 44, de lunes a viernes de 9 a 17. En este momento no se acompañarán los libros físicos a legalizar; si el CD en la presentación digital.

• Las Instancias de Legalización deberán presentarse debidamente cumplimentadas en el impreso oficial facilitado en la Oficina del Registro Mercantil o descargado (puede rellenarse e imprimirse directamente) desde el siguiente link >>instancia de presentación papel<<
• Se cumplimentará una sola instancia por sociedad/empresario individual y ejercicio, indicando: (art. 330 RRM)
  • Nombre y datos del empresario individual, sociedad o entidad, con expresa mención del nº de la hoja de la sociedad.
  • Clase de libros a legalizar, con el número de folios de cada uno y, en su caso el número de tomos que componen cada tipo de libro cuya legalización se solicita.
  • Si los folios están o no en blanco.
  • El ejercicio social de los libros a legalizar.
• Si en el cuerpo de la instancia no hubiera suficiente espacio para reseñar todos los libros que se quieren legalizar de la misma sociedad o empresario, se adjuntará siempre en otra hoja grapada, una relación de todos ellos con las mismas especificaciones relacionadas anteriormente.
• El personal del Registro encargado de atención al público indicará en la Instancia de legalización la fecha en que deberán entregarse los libros en esta Oficina para su diligenciado.
• Los Libros en papel deberán presentarse debidamente encuadernados cuando se proceda a su legalización, de modo que no sea posible la sustitución de los folios que los componen. (art-. 333 RRM)
• >>Ver Ejemplo<<

(Teléfono de información del soporte técnico del Colegio de Registradores 902 734 375)

• Las Instancias de Legalización deberán presentarse debidamente cumplimentadas en el impreso oficial para libros en formato digital facilitado en la Oficina del Registro Mercantil o descargado (puede rellenarse e imprimirse directamente) desde el siguiente link >>instancia de presentación digital<<
• La información contenida en el soporte magnético (CD/DVD) debe ser generada a través del programa “Legalia”, disponible gratuitamente en www.registradores.org. En esta misma página se encuentra el “MANUAL DE USUARIO DE LEGALIA”.
• La presentación en soporte digital requiere que junto a la instancia y el disco (CD/DVD) se incluya el certificado de la huella digital debidamente firmado por el órgano de administración.
• Si la instancia de legalización se obtuvo a través de la Web, el soporte magnético y el certificado de la huella digital se presentarán en un sobre (tamaño A4) debidamente grapado a la instancia, con sus tres copias.
• El personal del Registro encargado de atención al público indicará en la Instancia de Legalización la fecha en que deberán recoger los soportes magnéticos junto con la acreditación de haber procedido a su legalización.

(Teléfono de información 902 734 375)

Es posible realizar envíos a través de internet para la legalización de libros sin tener que desplazarse hasta el Registro Mercantil y sin precisar autoliquidación previa.

Es necesario:

• Tener uno de los certificados reconocidos (firma digital) válidos para poder realizar el envío.
• Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores. Al darse de alta, el usuario acepta una serie de condiciones y tiene que rellenar una serie de datos (nombre, domicilio, datos bancarios).

Los libros se generan con el programa Legalia que se puede descargar gratuitamente desde aquí. Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, en acceso con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en un manual que se encuentra en la sección de descargas de esa misma página y que se llama Manual de ayuda de Presentación telemática de libros.

Una vez recibidos los libros en el Registro, se procederá a su tratamiento y se le entregará, vía telemática también, una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación, si está todo correcto. O bien, se le hará saber del mismo modo que la presentación se ha calificado como defectuosa.

Importante: De conformidad con el artículo 8 de la Instrucción de 31 de diciembre de 1999 de D.G.R.N. el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizara efectos probatorios.

¿Quién está obligado a presentar los libros?

• Todos los empresarios (Artículo 25 del Código de Comercio)
• Los sujetos obligados a inscribirse en el Registro Mercantil (Artículo 81 R.R.M.)
• Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales
• Los empresarios individuales que sean sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades en el Régimen de Estimación Directa
• Las Cooperativas de Madrid
• Fundaciones, Asociaciones, etc…
• Sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista

¿Quién no puede legalizar los libros?

• Comunidades de Propietarios
• Partidos Políticos
• Comunidades de Bienes. Sí pueden los comuneros como empresarios individuales

¿Qué plazo hay para legalizar los Libros?

Cuatro meses desde la fecha de cierre del Ejercicio social (para ejercicios cerrados a 31 de Diciembre, el plazo es desde el 2 de Enero al 30 de Abril)

LOS LIBROS EN BLANCO NO TIENEN PLAZO

¿Qué libros obligatorios han de legalizarse?

• Un libro Diario y uno de Inventario y Cuentas Anuales
• Libro de Actas (en blanco)
• Libro Registro de Acciones Nominativas, (en blanco), (Sociedades Anónimas)
• Libro Registro de Socios, (en blanco), (Sociedades Limitadas)
• Libro Registro de contratos, (en blanco), (Sólo Sociedades Unipersonales)

¿En qué tipo de soporte se pueden legalizar los libros?

• Soporte papel: Se legalizan en este soporte 1.- Los Libros en Blanco (obligatoriamente), que podrán llevarse mediante hojas móviles ó encuadernados y deberán tener todos los folios numerados correlativamente pudiendo dejar el primero como portada; y 2.- Los ya utilizados
• Soporte CD: La información contenida en el Disco debe ser generada a través del programa legalia. La presentación en esta modalidad, debe llevar, además de la instancia, el disco y el justificante de pago, la huella digital que debe estar firmada por el Órgano de Administración
• Soporte telemático: Los archivos se generan igual que los de CD pero se envían por procedimiento telemático a través de legalia. Este programa es del Colegio de Registradores (www.registradores.org), quienes dan soporte informático al programa llamando al teléfono 902.734.375

¿Cómo se obtiene constancia de la legalización de los libros presentados por vía telemática?

Hay que incluir, necesariamente, una dirección de correo electrónico, a la que se enviará la notificación

¿Cómo se obtiene constancia de la legalización de los libros presentados en soporte magnético?

En este caso se entrega la notificación en el momento de la recogida del soporte

¿Es necesaria una Diligencia de cierre por cada tomo?

Sí, además se ha de poner el número de folios de cada libro en el impreso de solicitud de legalización y deberá estar firmada y sellada por el Representante ó el interesado

El Libro de Actas:

Ha de legalizarse NECESARIAMENTE en blanco, si se usa ya no se puede legalizar

Para legalizar un libro nuevo de Actas es IMPRESCINDIBLE acompañar el antiguo, íntegramente utilizado ó inutilizados los folios sobrantes

Si se extravía o se lo roban, ha de traer un Acta notarial que acredite dicha situación y, en el segundo caso, la correspondiente denuncia

¿Cuál es el formato para presentar el resto de los libros?

Han de estar encuadernados de forma que no se puedan intercambiar ó sustituir los folios. No vale NI CANUTILLO DE PLÁSTICO, NI GRAPAS, NI CELO NI ANILLAS

¿Qué pasa si legalizo los libros fuera de plazo?

La presentación fuera de plazo no conlleva ninguna sanción por parte del Registro Mercantil, únicamente se hace constar en la diligencia de legalización

¿Se puede presentar en un mismo impreso dos ejercicios?

No, un impreso es sólo válido para una Sociedad y Ejercicio.

¿Se pueden enviar los libros por correo?

No, ha de ser presencial, aunque no necesariamente alguien de la Sociedad, puede hacerse por medio de un mensajero

¿Qué pasa si se pierde el resguardo de presentación (hoja rosa)?

Hay que traer un escrito firmado por el Administrador, y acompañando su D.N.I., en la que aparezca el nombre de la Sociedad, los libros que presenta y el Ejercicio a legalizar

¿Cómo puedo rectificar unos libros ya legalizados?

Hay que hacer una nueva legalización. Al modelo de solicitud normal, deberá acompañarse una instancia de rectificación, expedida por el órgano de Administración, con FIRMAS LEGITIMADAS

Esta instancia ha de presentarse de forma presencial, ni por fax, ni por correo electrónico ni de forma telemática. Deberá ir acompañada de los Libros incorrectos y sus subsanaciones si se trata de libros en formato papel o DVD

En caso de presentaciones telemáticas, bastará con presentar la Instancia de rectificación junto con el acuse de recibo del envío de los libros ya subsanados

Presentación en papel:

Hay que hacer una nueva presentación, acompañando, a los subsanados, los libros que están incorrectos